Steven G. Rogelberg ศาสตราจารย์แห่ง University of North Carolina ที่ Charlotte และผู้เขียน “The Surprising Science of Meetings” ได้ครุ่นคิดมากมายเกี่ยวกับการประชุม ทั้งดีและไม่ดี
“ผมคิดว่าเป็นเวลานานที่สุดที่องค์กรต่างๆ จะเชื่อเพียงว่าการประชุมที่ไม่ดีเป็นต้นทุนในการทำธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่มีความอยากคิดที่จะพยายามแก้ไขปัญหานี้” เขากล่าว “ในที่สุดผู้นำก็เริ่มพูดว่าเราต้องมีวิธีที่จะทำให้ดีกว่านี้”
นี่คือเคล็ดลับยอดนิยมของเขาเกี่ยวกับวิธีการพบปะที่ดีขึ้น (หรือไม่ได้เลย)
1. ไม่มีวาระการประชุม มีคำถามที่ต้องการคำตอบ
หากคุณมีคำถามที่ต้องตอบ ไม่เพียงแต่คุณต้องคิดว่าเหตุใดคุณจึงมารวมตัวกัน คุณจะรู้ว่าการประชุมสำเร็จหรือไม่: คุณจะได้รับคำตอบ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณเกี่ยวกับการบรรลุผลสำเร็จของงานที่เป็นรูปธรรม
การประชุมไม่ได้เกี่ยวกับการตอบสนองวาระทางสังคมหรือการสร้างชุมชน สิ่งเหล่านี้เป็นผลพลอยได้จากการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เพราะเมื่อผู้คนมีประสบการณ์การประชุมที่ดี พวกเขามักจะชอบกันและกันมากขึ้น แต่การประชุมคือการทำให้สำเร็จลุล่วง
3. สร้างผู้บริหารที่รับผิดชอบการประชุม
แม้ว่าการประชุมเป็นสิ่งที่แพงที่สุดที่องค์กรทำ แต่ก็ไม่มีผู้บริหารคนไหนที่มีความรับผิดชอบต่อพวกเขา
มอบหมายให้คนที่เป็นผู้นำดูแลการประชุม และกระตุ้นให้ผู้นำมีการสนทนาใหม่ๆ กับทีมเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง เราไม่ต้องการอะไร เราจะไปชวนคนได้อย่างไร? การประชุมของเราควรจะนานแค่ไหน? มีการตรวจสอบการประชุมที่เกิดซ้ำ
4. จัดการประชุมให้รัดกุมที่สุด
ข้อมูลแสดงว่าทีมทำงานเสร็จได้มากขึ้นเมื่อทำงานแข่งกับเวลา ด้วยเวลาที่จำกัด พวกเขาจึงมีสมาธิมากกว่าปกติ
5. อำนวยความสะดวก ไม่ครอบงำ.
การวิจัยชี้ให้เห็นว่าพนักงานจัดอันดับการประชุมที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุดเป็นการประชุมที่ผู้นำพูดคุยเป็นส่วนใหญ่ นี่เป็นรากฐานของสิ่งที่เป็นบวกเกี่ยวกับการประชุม: การประชุมเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้อำนาจแก่ผู้คน
6. ขอความคิดเห็น
องค์กรโดยทั่วไปไม่มีกระบวนการประเมินว่าการประชุมของพวกเขาได้ผลหรือไม่ หากคุณดูแบบสำรวจการมีส่วนร่วมของบริษัท เกือบทั้งหมดไม่มีเนื้อหาเกี่ยวกับการประชุมเลย นั่นจะกลายเป็นปัญหาใหญ่หลวง
